Gestão Inteligente de Ofícios: otimize seu tempo com a Inteligência Artificial do Jazida.com
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Para manter os processos minerários ativos e em conformidade com a legislação vigente, os responsáveis por sua gestão dedicam parte significativa de seu tempo ao monitoramento constante dos canais de comunicação oficial dos governos estaduais e federal. Esta prática é fundamental para garantir a conformidade e a atualização frente às constantes mudanças legislativas.
Na rotina diária, destaca-se a cuidadosa análise de recursos fornecidos pela Agência Nacional de Mineração (ANM), como o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e o Diário Oficial da União (DOU). O objetivo é identificar prontamente qualquer nova publicação ou atualização relevante que possa impactar os processos minerários sob monitoramento.
Quando um ofício é publicado, o responsável deve acessar o Diário Oficial da União - DOU, identificar o processo minerário correspondente, obter o número do ofício e, em seguida, acessar o SEI para identificar as obrigações a serem cumpridas e os prazos estipulados.
O SEI desempenha um papel central ao consolidar as ações e eventos da Agência Nacional de Mineração, oferecendo uma perspectiva interna dos trâmites da ANM. Ele funciona como uma visão interna e detalhada dos procedimentos da ANM, oferecendo uma espécie de acesso aos bastidores, proporcionando transparência aos processos em andamento.
O Leitor Inteligente de Ofícios do Jazida, potencializado pela Inteligência Artificial (IA), automatiza a leitura de ofícios de exigência do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), proporcionando uma antecipação das informações antes mesmo da publicação oficial no Diário Oficial da União (DOU) e recebimento de cartas com aviso de recebimento (AR).
Com essa antecipação, os usuários podem se organizar melhor para o cumprimento de obrigações complexas ou com prazos curtos, garantindo uma maior agilidade e eficiência no processo.
Descubra as vantagens que colocam o Leitor Inteligente de Ofícios em uma classe à parte: desde a antecipação do cumprimento de obrigações, graças à visualização antecipada de ofícios de exigência no SEI, até a geração de alertas, garantindo que nenhum prazo seja perdido.
O que é e como funciona o Leitor Inteligente de Ofícios?
Impulsionado pela Inteligência Artificial (IA), O Leitor Inteligente de Ofícios foi especialmente projetado para otimizar a gestão de prazos e obrigações dos ofícios de exigência publicados no SEI e no DOU.
O Leitor Inteligente de Ofícios realiza a leitura automática de ofícios de exigência emitidos pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Ele utiliza a Inteligência Artificial (IA) desenvolvida pelo Jazida para extrair e interpretar dados essenciais contidos nos documentos, como prazos, requisitos específicos e ações necessárias para o cumprimento das exigências.
Uma vez que os dados são extraídos, o Leitor Inteligente de Ofícios os organiza de forma estruturada e os apresenta aos usuários de maneira clara e acessível em um só lugar.
Isso permite que os profissionais se antecipem às demandas regulatórias, planejando e executando as ações necessárias antes mesmo da publicação oficial no Diário Oficial da União (DOU) e recebimento de cartas com aviso de recebimento (AR), quando o prazo passa a valer oficialmente. Essa antecipação é crucial para evitar atrasos e possíveis penalidades associadas ao não cumprimento de prazos.
Além disso, a ferramenta oferece recursos de alerta e notificação, garantindo que os usuários sejam informados sobre novas exigências e prazos em tempo real. Isso contribui para uma melhor gestão do tempo e uma maior eficiência operacional.
Outro aspecto importante é a integração do Leitor Inteligente de Ofícios com os ofícios originais publicados no SEI, permitindo que as ações e documentos relacionados sejam gerenciados diretamente na plataforma, facilitando o acesso e a organização das informações.
Qual o prazo considerado pelo Leitor Inteligente de Ofícios para as publicações no DOU?
É considerado o prazo publicado no SEI, portanto, os responsáveis pela gestão de processos minerários podem se preparar antecipadamente para quando o prazo for publicado oficialmente no Diário Oficial da União - DOU.
Existe um intervalo de tempo entre as publicações dos ofícios no SEI e no DOU. Inicialmente, eles são publicados no SEI, e somente depois ocorre a publicação no DOU, momento em que as obrigações e prazos do ofício passam a ter validade oficial.
Com o Jazida, você simplifica todo esse processo, uma vez que o Leitor Inteligente de Ofícios já identifica as obrigações automaticamente e as organiza em ações com os prazos estabelecidos. Dessa forma você se antecipa e ganha mais tempo para planejar suas ações.
Algumas obrigações podem ser cumpridas imediatamente assim que o ofício é publicado no D.O.U. Quando necessário, é possível solicitar à Agência Nacional de Mineração - ANM a prorrogação do prazo da exigência.
Quais os benefícios?
O Leitor Inteligente de Ofícios facilita a gestão de processos minerários oferecendo benefícios como centralização de informações, ganho de tempo, eficiência, rapidez e controle preciso de prazos:
- Antecipa o Cumprimento de Obrigações: Permite visualizar ofícios e ações publicadas no SEI antes da oficialização no DOU, agilizando o processo de cumprimento das obrigações.
- Garantia de conformidade: Assegura que todas as obrigações sejam cumpridas a tempo, mitigando o risco de perda de licenças ou de não cumprimento de exigências legais, através de alertas proativos e gestão de tarefas.
- Rapidez e eficiência: As informações estão centralizadas e acessíveis de forma rápida e direta. A inteligência artificial do Jazida reduz erros e retrabalho, tornando o processo mais eficiente e confiável.
- Geração de Alertas de Exigências SEI: Gera automaticamente alertas para os prazos de exigências que entram em vigor com a publicação no SEI. O sistema envia alertas por e-mail com 30 dias de antecedência da publicação no DOU, permitindo um planejamento prévio.
- Centralização de Informações: Todos os dados referentes aos ofícios são reunidos em um único lugar, facilitando o acesso e a gestão.
Além disso, oferece recursos como vínculo direto com os ofícios, facilitando a consulta de informações, e a possibilidade de marcar obrigações como concluídas ou prorrogadas para uma melhor organização e controle interno.
Como visualizar as obrigações e prazos dos ofícios?
O Leitor Inteligente de Ofícios está disponível na aba "Ações do Minerador" no Módulo Minerário do Jazida.com. Para ter acesso aos prazos e obrigações dos ofícios de exigência publicados no SEI, você deve estar monitorando um processo minerário no Jazida. Veja o passo a passo
- Cadastre seu processo minerário no Jazida: Coloque o seu processo minerário para monitorar no módulo Minerário do Jazida ou a partir do Explorar Mapa. Caso você ainda não esteja monitorando seus processos minerários com o Jazida, leia o passo a passo detalhado “como monitorar processos minerários no Jazida”.
![](https://blog.jazida.com/content/images/2024/03/Primeiro-processo-miner-rio--Assinantes-.gif)
2. Acesse a aba “AÇÕES MINERADOR” em um grupo minerário: Essa seção concentra todas as demandas que devem ser atendidas dentro de prazos específicos para cada um dos processos monitorados.
3. Clique em “ver exigências”: na parte superior da aba de ações do minerador, agora o sistema mostra a quantidade de exigências publicadas no SEI que estão aguardando a publicação no DOU para início oficial da contagem dos prazos. Clique em “ver exigências” para visualizar as ações dos ofícios.
Quando o ofício é publicado no Diário Oficial da União (DOU), a ação relacionada à exigência passa a ser mostrada com as demais ações. Entenda a diferença entre elas:
- Cumprir exigência publicada no SEI: são ações cujo ofício deixa explícito que a contagem dos prazos será a partir do aviso de recebimento (AR) ou da publicação no SEI, e não a partir da publicação no Diário Oficial da União. Em relação ao aviso de recebimento (AR), o Jazida gera os prazos a partir da identificação do ofício no SEI. Nesse caso, pode haver uma divergência nos prazos.
- Cumprir exigência do Ofício: são ações cujo prazo das exigências do ofício passam a ser contados a partir da publicação do ofício no Diário Oficial da União.
![](https://blog.jazida.com/content/images/2024/03/NLP-clicando-nas-exigencias.gif)
4. Marque a demanda como “concluída” ou “prorrogada”: Para maior controle interno na gestão de prazos, é possível marcar como concluído as obrigações cumpridas ou como prorrogado as obrigações você solicitou prorrogação do prazo. Basta clicar em “Concluir” ou “Prorrogação solicitada” no lado direito da demanda.
![](https://blog.jazida.com/content/images/2024/03/Clicando-nas-a--es.gif)
5. Consulte o pdf do ofício de exigência: Caso você queira consultar alguma informação no ofício, basta clicar em “ver ofício” e você terá acesso direto ao documento.
![](https://blog.jazida.com/content/images/2024/03/Ver-of-cio-3.gif)
6. Organize e centralize informações: Adicione informações extras e anexe documentos às ações relacionadas aos ofícios ou qualquer outra ação na aba “Ações Minerador”.
![](https://blog.jazida.com/content/images/2024/03/Anexando-arquivo.gif)
O Leitor Inteligente de Ofícios do Jazida.com é uma ferramenta essencial para profissionais do setor de mineração. Ao adotá-la, você tem maior segurança e garante uma gestão mais eficiente, rápida e organizada dos seus processos minerários.
Simplifique sua rotina e mantenha-se sempre em dia com as exigências regulatórias. Experimente agora mesmo o Leitor Inteligente de Ofícios do Jazida.com e transforme a maneira como você gerencia seus processos minerários!