Gestão Inteligente de Ofícios: otimize seu tempo com a Inteligência Artificial do Jazida.com

Para manter os processos minerários ativos e em conformidade com a legislação vigente, os responsáveis por sua gestão dedicam parte significativa de seu tempo ao monitoramento constante dos canais de comunicação oficial dos governos estaduais e federal. Esta prática é fundamental para garantir a conformidade e a atualização frente às constantes mudanças legislativas.

Na rotina diária, destaca-se a cuidadosa análise de recursos fornecidos pela Agência Nacional de Mineração (ANM), como o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e o Diário Oficial da União (DOU). O objetivo é identificar prontamente qualquer nova publicação ou atualização relevante que possa impactar os processos minerários sob monitoramento.

Quando um ofício é publicado, o responsável deve acessar o Diário Oficial da União - DOU, identificar o processo minerário correspondente, obter o número do ofício e, em seguida, acessar o SEI para identificar as obrigações a serem cumpridas e os prazos estipulados.

O SEI desempenha um papel central ao consolidar as ações e eventos da Agência Nacional de Mineração, oferecendo uma perspectiva interna dos trâmites da ANM.  Ele funciona como uma visão interna e detalhada dos procedimentos da ANM, oferecendo uma espécie de acesso aos bastidores, proporcionando transparência aos processos em andamento.

O Leitor Inteligente de Ofícios do Jazida, potencializado pela Inteligência Artificial (IA), automatiza a leitura de ofícios de exigência do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), proporcionando uma antecipação das informações antes mesmo da publicação oficial no Diário Oficial da União (DOU) e recebimento de cartas com aviso de recebimento (AR).

Com essa antecipação, os usuários podem se organizar melhor para o cumprimento de obrigações complexas ou com prazos curtos, garantindo uma maior agilidade e eficiência no processo.

Descubra as vantagens que colocam o Leitor Inteligente de Ofícios em uma classe à parte: desde a antecipação do cumprimento de obrigações, graças à visualização antecipada de ofícios de exigência no SEI, até a geração de alertas, garantindo que nenhum prazo seja perdido.

O que é e como funciona o Leitor Inteligente de Ofícios?

Impulsionado pela Inteligência Artificial (IA), O Leitor Inteligente de Ofícios foi especialmente projetado para otimizar a gestão de prazos e obrigações dos ofícios de exigência publicados no SEI e no DOU.

O Leitor Inteligente de Ofícios realiza a leitura automática de ofícios de exigência emitidos pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Ele utiliza a Inteligência Artificial (IA) desenvolvida pelo Jazida para extrair e interpretar dados essenciais contidos nos documentos, como prazos, requisitos específicos e ações necessárias para o cumprimento das exigências.

Uma vez que os dados são extraídos, o Leitor Inteligente de Ofícios os organiza de forma estruturada e os apresenta aos usuários de maneira clara e acessível em um só lugar.

Isso permite que os profissionais se antecipem às demandas regulatórias, planejando e executando as ações necessárias antes mesmo da publicação oficial no Diário Oficial da União (DOU) e recebimento de cartas com aviso de recebimento (AR), quando o prazo passa a valer oficialmente. Essa antecipação é crucial para evitar atrasos e possíveis penalidades associadas ao não cumprimento de prazos.

Além disso, a ferramenta oferece recursos de alerta e notificação, garantindo que os usuários sejam informados sobre novas exigências e prazos em tempo real. Isso contribui para uma melhor gestão do tempo e uma maior eficiência operacional.

Outro aspecto importante é a integração do Leitor Inteligente de Ofícios com os ofícios originais publicados no SEI, permitindo que as ações e documentos relacionados sejam gerenciados diretamente na plataforma, facilitando o acesso e a organização das informações.

Qual o prazo considerado pelo Leitor Inteligente de Ofícios para as publicações no DOU?

É considerado o prazo publicado no SEI, portanto, os responsáveis pela gestão de processos minerários podem se preparar antecipadamente para quando o prazo for publicado oficialmente no Diário Oficial da União - DOU.

Existe um intervalo de tempo entre as publicações dos ofícios no SEI e no DOU. Inicialmente, eles são publicados no SEI, e somente depois ocorre a publicação no DOU, momento em que as obrigações e prazos do ofício passam a ter validade oficial.

Com o Jazida, você simplifica todo esse processo, uma vez que o Leitor Inteligente de Ofícios já identifica as obrigações automaticamente e as organiza em ações com os prazos estabelecidos. Dessa forma você se antecipa e ganha mais tempo para planejar suas ações.

Algumas obrigações podem ser cumpridas imediatamente assim que o ofício é publicado no D.O.U. Quando necessário, é possível solicitar à Agência Nacional de Mineração - ANM a prorrogação do prazo da exigência.

Quais os benefícios?

O Leitor Inteligente de Ofícios facilita a gestão de processos minerários oferecendo benefícios como centralização de informações, ganho de tempo, eficiência, rapidez e controle preciso de prazos:

• Antecipa o Cumprimento de Obrigações: Permite visualizar ofícios e ações publicadas no SEI antes da oficialização no DOU, agilizando o processo de cumprimento das obrigações.
• Garantia de conformidade: Assegura que todas as obrigações sejam cumpridas a tempo, mitigando o risco de perda de licenças ou de não cumprimento de exigências legais, através de alertas proativos e gestão de tarefas.
• Rapidez e eficiência: As informações estão centralizadas e acessíveis de forma rápida e direta. A inteligência artificial do Jazida reduz erros e retrabalho, tornando o processo mais eficiente e confiável.
• Geração de Alertas de Exigências SEI: Gera automaticamente alertas para os prazos de exigências que entram em vigor com a publicação no SEI. O sistema envia alertas por e-mail com 30 dias de antecedência da publicação no DOU, permitindo um planejamento prévio.
• Centralização de Informações: Todos os dados referentes aos ofícios são reunidos em um único lugar, facilitando o acesso e a gestão.

Além disso, oferece recursos como vínculo direto com os ofícios, facilitando a consulta de informações, e a possibilidade de marcar obrigações como concluídas ou prorrogadas para uma melhor organização e controle interno.

Como visualizar as obrigações e prazos dos ofícios?

O Leitor Inteligente de Ofícios está disponível na aba "Ações do Minerador" no Módulo Minerário do Jazida.com. Para ter acesso aos prazos e obrigações dos ofícios de exigência publicados no SEI, você deve estar monitorando um processo minerário no Jazida. Veja o passo a passo

1. Cadastre seu processo minerário no Jazida: Coloque o seu processo minerário para monitorar no módulo Minerário do Jazida ou a partir do Explorar Mapa. Caso você ainda não esteja monitorando seus processos minerários com o Jazida, leia o passo a passo detalhado “como monitorar processos minerários no Jazida”.

2. Acesse a aba “AÇÕES MINERADOR” em um grupo minerário: Essa seção concentra todas as demandas que devem ser atendidas dentro de prazos específicos para cada um dos processos monitorados.

3. Clique em “ver exigências”: na parte superior da aba de ações do minerador, agora o sistema mostra a quantidade de exigências publicadas no SEI que estão aguardando a publicação no DOU para início oficial da contagem dos prazos. Clique em “ver exigências” para visualizar as ações dos ofícios.

Quando o ofício é publicado no Diário Oficial da União (DOU), a ação relacionada à exigência passa a ser mostrada com as demais ações. Entenda a diferença entre elas:

• Cumprir exigência publicada no SEI: são ações cujo ofício deixa explícito que a contagem dos prazos será a partir do aviso de recebimento (AR) ou da publicação no SEI, e não a partir da publicação no Diário Oficial da União. Em relação ao aviso de recebimento (AR), o Jazida gera os prazos a partir da identificação do ofício no SEI. Nesse caso, pode haver uma divergência nos prazos.
• Cumprir exigência do Ofício: são ações cujo prazo das exigências do ofício passam a ser contados a partir da publicação do ofício no Diário Oficial da União.

4. Marque a demanda como “concluída” ou “prorrogada”: Para maior controle interno na gestão de prazos, é possível marcar como concluído as obrigações cumpridas ou como prorrogado as obrigações você solicitou prorrogação do prazo. Basta clicar em “Concluir” ou “Prorrogação solicitada” no lado direito da demanda.

5. Consulte o pdf do ofício de exigência: Caso você queira consultar alguma informação no ofício, basta clicar em “ver ofício” e você terá acesso direto ao documento.

6. Organize e centralize informações: Adicione informações extras e anexe documentos às ações relacionadas aos ofícios ou qualquer outra ação na aba “Ações Minerador”.

O Leitor Inteligente de Ofícios do Jazida.com é uma ferramenta essencial para profissionais do setor de mineração. Ao adotá-la, você tem maior segurança e garante uma gestão mais eficiente, rápida e organizada dos seus processos minerários.

Simplifique sua rotina e mantenha-se sempre em dia com as exigências regulatórias. Experimente agora mesmo o Leitor Inteligente de Ofícios do Jazida.com e transforme a maneira como você gerencia seus processos minerários!